Pouvoir disciplinaire : Comment sanctionner ?

Dans cet article, je vais vous décrire les 2 étapes pour exercer le pouvoir disciplinaire de l’employeur. Cette méthode me permet de sécuriser, voire de gagner un procès dans l’hypothèse d’un Prud’homme.

Les 2 actions primordiales à suivre sont :

Etape 1 : Rassembler les éléments factuels de la situation à régler et qualifier la faute

Etape 2 : Engager la procédure de convocation à entretien préalable en vue d’une sanction disciplinaire et choisir la sanction

Combien de fois, ai-je entendu : »ça va trop loin », «  je lui ai fait des remarques plusieurs fois »,  « il n’écoute pas », « il ne fait rien pour améliorer la situation, pour changer… », etc.

Par expérience, je « sens  » que la situation ne peut plus durer.

Alors,  Comment faire? ,

Comment formaliser?,

Comment « monter mon dossier » face à un risque prud’homal ?

Collecte d’informations et qualification de la faute

Je rassemble les éléments factuels (éléments de preuve) de la situation à apprécier.

Ma première initiative est de formaliser par écrit les éléments factuels de la situation qui ne va plus.

J’écris ou je fais écrire par le manager du salarié ce qui s’est passé et pourquoi il pense qu’il y a « faute ».

Exemples : le salarié ne porte pas les Equipements de Protection Individuels ( EPI), ne respecte pas le règlement intérieur en arrivant en retard, en fumant…etc, ne respecte pas les directives données par son responsable hiérarchique…

2 cas de figure peuvent se présenter et faire appel à deux  positions différentes de management :

  • Je ne passe rien et je sanctionne
  • Je recadre.

1er Cas : L’erreur est humaine, c’est la première fois que le salarié commet cette erreur, jusqu’à présent nous étions satisfaits du comportement et des résultats du salarié.

Dans cette situation, j’opte plutôt pour la formalisation d’un écrit rappelant les faits constatés, la règle à respecter et demande au salarié de veiller à ne pas recommencer.

Ce rappel ou lettre de recadrage, formalisée par écrit, suffit souvent à rétablir la situation.

Lettre que je classe dans le dossier du personnel.

Mais il arrive que cela ne suffise pas ou que la faute est vraiment trop grave!

2ème Cas : Le fait ou sa répétition sont devenus insupportables pour le personnel avec lequel le salarié travaille, pour l’entreprise.

Je décide d’engager véritablement une procédure disciplinaire.

Je qualifie la faute

Qu’est-ce que cela signifie ?

Je m’assure que je suis dans une situation relevant du domaine disciplinaire.

Prenons l’exemple de l’état d’ivresse,

Un état d’ivresse sur le lieu de travail peut conduire à licencier le salarié, sous certaines conditions. Ce n’est pas systématique, voire même compliqué pour ce cas de figure.

Par contre, le retrait de permis du salarié pour état d’ivresse constaté dans sa vie personnelle est une faute sanctionnée par le code de la route, qui peut avoir des conséquences ou non dans l’emploi du salarié.

Le retrait de permis de conduire peut amener à une « sanction» différente de la sanction disciplinaire.

Par exemple, le retrait de permis  peut conduire à une rupture du contrat de travail ( licenciement) pour motif personnel, en raison de l’incapacité du salarié à remplir les obligations contractuelles de son contrat de travail du poste de chauffeur.

Donc lorsqu’« une faute » a été commise. Je vérifie qu’il y a bien eu violation d’une règle interne, connue du salarié.

Je vérifie ce qu’il y a d’inscrit dans le règlement intérieur ou dans les notes de services visées par ce même règlement.

lire l’article sur le règlement intérieur

Une hiérarchie dans les sanctions est définie par la loi et reportée dans le règlement intérieur, afin de vous permettre de proportionner votre choix de sanction au fait constaté.

Qu’est-ce qu’une faute ?

Selon la jurisprudence (décisions des tribunaux),

Une faute doit avoir une cause réelle et sérieuse.

La sanction doit être proportionnée au contexte et à la situation du salarié

Une cause réelle : c’est-à-dire volontaire. Le salarié a volontairement enfreint une règle de l’entreprise.

Une cause sérieuse : Un seul retard ne justifie pas une sanction.

Par contre, l’accumulation de « petits » griefs peut conduire à justifier une cause réelle et sérieuse, comme plusieurs retards, plusieurs remarques désobligeantes ou remarques de clients…

La gravité de la faute n’est pas subordonnée à l’existence d’un préjudice subi par l’employeur ou par le salarié.

Je n’attends pas qu’un accident corporel grave arrive pour sanctionner un salarié qui refuse de porter, par exemple, ses Equipements de Protection Individuel (EPI).

3 types de fautes :

  • La faute dite «  simple ». Il s’agit de la faute qui conduit à une sanction  d’observation écrite, avertissement, mise à pied, rétrogradation
  • La faute grave est celle qui rend impossible le maintien du salarié dans l’entreprise
  • La faute lourde est celle commise par un salarié avec intention de nuire à l’employeur ou à l’entreprise.

Le mobile du salarié doit être clairement établi.

Par exemples, la participation d’un Cadre au détournement d’un client de son employeur au profit d’une société concurrente, le dénigrement de l’entreprise auprès de candidats au recrutement, le sabotage de machines en faussant les réglages avec de la confiture.

 

En fonction de la « pré- qualification » de la faute, j’engage la procédure légale de convocation à entretien préalable et je respecte des droits de défense du salarié.

Pratique RH : Cette procédure n’est pas légalement obligatoire pour le niveau de sanction avertissement ou blâme.

Par choix,  je convoque et fait un entretien pour marquer l’importance de ma décision. Il me semble important que le salarié ait la conviction qu’il a commis une faute, même minime au sens de la loi, et que nous attendons qu’il corrige et ne recommence pas la même faute.

J’engage la procédure disciplinaire et je choisi une sanction

Respect de la procédure légale

3 délais sont à retenir :

Délai de 2 mois :

A compter de la connaissance des faits, vous avez un délai de 2 mois pour « dérouler » la procédure de sanction disciplinaire.

Même si les faits remontent à plus longtemps, c’est la prise de connaissance des faits qui marque le « départ » de la procédure.

Hors ce délai, votre sanction pourra être annulée devant le conseil des Prud’hommes.

Délai de 5 jours ouvrables

Afin d’éviter toute discussion ou contestation, lorsque cela est possible, je compte au minimum 5 jours ouvrables du lendemain de la date portée sur la lettre de convocation à entretien préalable et la veille de la date d’entretien ( soit 7 jours ouvrables en tout)

Lire modèle de convocation à entretien préalable

Délai de 2 jours ouvrables

La loi interdit de notifier la décision avant ce délai.

Ces 2 jours doivent nous permettre de réfléchir à l’adéquation de la sanction que nous prenons au regard certes des faits reprochés, mais également au regard des explications qui ont été données par le salarié lors de l’entretien, parfois assisté.

Délais de sanction

Délais de sanction

La lettre de sanction ( envoyée en recommandée avec AR) doit rappeler

  • les dates de procédure  (date de convocation, date d’entretien)
  • dates des faits reprochés,
  • votre motivation à prendre la décision  (la règle non respectée, la qualification de la faute)
  • Le choix de la sanction (voir la liste décrite dans le règlement intérieur)

Le classement dans le dossier du personnel

Hors l’hypothèse d’un choix de licenciement, j’informe également que toute nouvelle faute entrainera une sanction plus importante pouvant aller jusqu’à la rupture du contrat de travail (licenciement)

Entretien et choix de la sanction

II – 1 Déroulement de l’entretien

En moyenne, l’entretien dure 45 à 60 minutes.

Le salarié peut être accompagné (assisté) d’un membre du personnel ou d’un représentant du personnel.

A défaut de représentant du personnel, une personne extérieure à l’entreprise inscrite sur une liste consultable en Mairie ou auprès de la Direccte  (inspection d travail) peut assister le salarié à sa demande.

Lors de l’entretien, j’explique pourquoi j’ai convoqué le salarié.

Je décris les faits qui m’ont été rapportés et lui demande dans un premier temps si ces faits sont exacts, puis les raisons pour lesquelles il n’a pas suivi la règle connue.

Je prends des notes.

Je conclue par l’explication de la suite de la procédure, à savoir que je vais réfléchir avec le management ou la Direction s’il y a sanction et quel type de sanction nous allons choisir. Il en sera informé très rapidement, au plus tard dans les 10 jours.

II-2 : choix de la sanction

Reprenons l’exemple du retard.

Il est clair (je suppose:)) que vous n’allez pas opter pour une sanction de licenciement pour faute grave lors du premier retard.

Le plus souvent, c’est l’accumulation, la répétition des retards qui vous conduit à juger que l’attitude devient insupportable, voire provocatrice…

Les autres salariés attendent de vous une réaction.

Dans cette hypothèse, la première des actions à prendre est d’adresser un avertissement, voire un second si vous êtes patient :), puis une mise à pied en cas de récidive.

Le choix  de la sanction dépend vraiment de la gravité des faits, des conséquences du retard ou des retards sur l’activité, conséquence sur l’ambiance au travail, financière, d’image de l’entreprise…

Rappel de la hiérarchie légale du niveau de sanction :

  • avertissement ou blâme
  • Mise à pied  (précisez le nombre de jours en fonction de votre convention collective, sinon conseil : pas plus de 5 jours)
  • Mutation
  • Rétrogradation
  • Licenciement
    • faute simple,
    • faute grave ( non-paiement des indemnités de licenciement et préavis),
    • faute lourde ( non-paiement des indemnités de licenciement, préavis et congés payés)

Pour aller plus loin :  la mise à pied disciplinaire est à différencier de la mise à pied conservatoire.

Je m’explique :

La procédure de mise à pied conservatoire est utilisée lorsque la présence du salarié n’est plus possible dans l’entreprise.

Je juge les faits « tellement graves » que j’estime que la présence du salarié pourrait porter préjudice à l’entreprise.

Je suspends donc son contrat de travail, par une mise à pied conservatoire, signée sur le champ et d’une durée maximum de 15 jours, le temps nécessaire pour engager la procédure légale (délai de convocation, entretien et notification de décision).

La mise à pied conservatoire est un courrier que je fais signer au salarié au moment des faits. Je lui demande de quitter les lieux de travail et de ne pas revenir jusqu’à la notification de la décision de l’entreprise.

Vous utilisez cette procédure lorsque vous considérez que les faits sont tellement graves que vous ne pouvez maintenir votre salarié à son poste, à sa fonction.

Par exemple, le comportement d’un cadre dirigeant, une rixe (bagarre et passage aux mains) entre salariés ou délégués syndicaux (c’est du vécu:)) sur le lieu de travail,…

Après l’entretien je décide avec le dirigeant de l’entreprise de poursuivre la procédure de sanction, soit par un licenciement pour au minimum faute grave, soit je transforme la mise à pied conservatoire, en mise à pied disciplinaire et renonce au licenciement, soit je rétrograde…

En conclusion,

Vous comprenez qu’il s’agit, à chaque cas, d’une appréciation individuelle, spécifique à votre activité, spécifique au contexte de la situation vécue.

Sachez qu’en fonction de la gravité « pour vous » de la faute constatée, vous n’êtes pas obligé de suivre la hiérarchie des sanctions.

Une faute qualifiable de grave doit vous conduire à sanctionner «  de suite » par un licenciement, sans « passer » par un avertissement ou une mise à pied.

Vigilance RH : Même si la procédure et les délais à respecter peuvent paraître semblables, la procédure disciplinaire est à distinguer de la procédure de licenciement pour motif personnel (refus de changer d’horaires, de changer de lieu de travail, etc..) et du licenciement économique.

En cas de doute et de risque avéré de contentieux, n’hésitez pas à consulter un avocat. L’échange sur l’appréciation de la situation est souvent gratuit et l’avocat pourra mieux vous aider par la suite, si la situation se complique dans l’avenir.

N’hésitez pas à partager votre expérience sur ce sujet ci-dessous dans les commentaires ou à me contacter pour une question personnalisée. ⇓