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Quel cadre juridique pour recruter un stagiaire ?

Vous me poser souvent la question sur comment recruter un stagiaire et choisir le bon cadre juridique. Je recours principalement à 3 solutions :

  1. La convention de stage
  2. Le contrat de professionnalisation
  3. Le contrat d’apprentissage

Je vais partager avec vous mon expérience de gestion de ces 3 dispositifs, à utiliser en fonction de votre objectif.

Une seule règle : pour atteindre l’optimisation du coût de votre recrutement, sa sécurisation juridique, Il faut que l’ analyse de votre besoin soit claire et précise et corresponde à votre projection dans le temps.

En effet, pour un sujet particulier, un projet ciblé de quelques semaines ou mois, la solution du stage est à privilégier.Par exemple, un projet d’étude sur un nouveau process industriel ou informatique, la formalisation de procédure ( RH par exemple :)), optimisation de gestion d’un fichier client, réflexion sur la sous-traitance d’une partie d’un service ou produit, questions sur la communication interne, sécurité ou l’environnement….

Il est nécessaire que ce sujet n’ait jamais été traité dans votre structure et corresponde à un besoin de vos équipes. Le sujet doit être une aide à la réflexion de gestion de votre service.

Dans un contexte de « support » à une fonction existante (< 0.5 poste), dans un soucis de back up et de recrutement futur dans le cadre de votre croissance, il est préférable de choisir les contrats de professionnalisation ou d’apprentissage. Ces 2 types de contrats ont leur propre régime juridique , et certaines formations n’ouvrent droit soit qu’ à l’un, soit qu’à l’autre. Mais finalement, les régimes de contrat se ressemblent et leurs intérêts doivent obéir à vos objectifs et à vos besoins.

A priori, toutes les fonctions de l’entreprise peuvent être accompagnées par un contrat de professionnalisation. La seule condition tient à l’objectif de qualification et obtention d’un diplôme. Les formations techniques et administratives sont donc éligibles.

Pour  les formations « métier », des formations de savoir-faire, l’apprentissage est plus développé, mais tout dépend du niveau de formation visé ( Bac à Ingénieur)

Comment choisir entre les différents dispositifs en place : stage école, contrat de professionnalisation, contrat d’apprentissage?

Le stage « école »

  • L’accueil d’un stagiaire doit être obligatoirement encadré par une convention de stage signée par les trois parties (école, entreprise, stagiaire).
  • Le stagiaire doit avoir une mission précise qui doit lui faire gagner en compétences. Il est préférable de valider le contenu du stage en fonction du programme de son année d’étude et de lui fixer un objectif de stage en lien avec votre objectif de recrutement
  • L’entreprise a l’obligation de rémunérer le stagiaire dès lors que la présence effective du stagiaire dépasse DEUX mois dans l’entreprise.

ATTENTION  Nouvelles règles à compter du 1er janvier 2015, voire les informations légales à la fin de l’article ( sources)

La principale modification concerne le calcul de la gratification minimale du stagiaire, vous devez calculer le temps de présence chaque mois, ou lisser le temps de présence du stage sur les mois de présence, à compter de la 309 ème heure

La gratification est due lorsque, au cours d’une même année d’enseignement ( sept à juin), la durée de présence effective du stagiaire dans l’entreprise d’accueil est supérieure à 2 mois, soit l’équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour), consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement (scolaire ou universitaire).

Pratique RH: attention de faire faire 7H / jour. Si votre horaire légal d’entreprise est supérieur, je vous conseille de calculer la date à laquelle le stagiaire aura effectué 309 heures de présence effective pour  » déclencher » le paiement de la gratification. Cela peut être avant les 2 mois.

Le contrat de professionnalisation

Le contrat de professionnalisation ne s’adresse pas au même public que le contrat d’apprentissage. Son objectif est l’insertion ou le retour à l’emploi. Il permet aux jeunes et aux adultes d’obtenir un diplôme d’Etat, un certificat de qualification professionnelle ou une qualification reconnue par une convention collective.

Le contrat de professionnalisation s’adresse aux jeunes de 16 à 25 ans, aux demandeurs d’emploi de plus de 26 ans ou aux bénéficiaires de minima sociaux.

Signature des parents si le stagiaire est mineur

Sa durée est de 6 à 12 mois (éventuellement 24 mois pour certains publics comme les bénéficiaires de minimas sociaux). Le contrat peut également être à durée indéterminée, la première phase du contrat s’effectuant en alternance.

Le temps de travail du salarié en contrat de professionnalisation est identique à celui des autres salariés.

Pratique RH : Je recrute et je soutiens le recrutement des contrats de professionnalisation pour les raisons suivantes:

  1. Je n’ai pas la charge suffisante, ni le budget pour recruter en CDI, même à temps partiel ( notion de 0.5 poste)
  2. Dans le cadre de réflexion sur une réorganisation, des sujets, axes de réflexion doivent être creusés. Cet apport de connaissances nouvelles, de créativité,  soulage les managers
  3. Stratégie d’équilibre de la pyramide des âges : recrutons des jeunes et séniors ( balance de maturité / jeunesse). Étudiez la faisabilité d’un contrat génération.
  4. Constitution d’un vivier de recrutement : les stagiaires sont intégrés, formés, lorsque nous avons besoin de recruter. Ils sont un excellent back up et permettent l’économie d’un recrutement en urgence. Il m’est arrivé de mettre en place une politique RH d’un recrutement obligatoire dans chaque service de l’entreprise.
  5. le coût est allégé, la durée limitée, c’est pour moi un véritable outil de gestion RH très positif qui permet l’échange interculturel, la dynamisation de la réflexion avec les équipes en place.

Pratique RH: affecter un « tuteur » à chaque stagiaire. Un tuteur peut légalement superviser 2 stagiaires. Cela facilite l’intégration, la réalisation de l’objectif du stage, l’implication du tuteur et de l’équipe au projet du stagiaire.

Pratique RH: En fonction du niveau d’étude, et de l’objectif du stage, n’oubliez pas l’aspect international. J’ai envoyé des stagiaires à l’étranger soit directement dans des filiales, soit après un contrat de professionnalisation en France.

voir cadre juridique sur le VIE

voir portail d’offres de stage

Le contrat d’apprentissage

L’objectif du contrat d’apprentissage est de permettre à un jeune de suivre une formation théorique et pratique en vue d’acquérir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre professionnel. Il est très proche du contrat de professionnalisation dans l’objectif poursuivi.

Les différences résident essentiellement dans la durée, la rémunération, l’inscription à l’effectif ( prise en compte dans le calcul des seuils) et la formation ( certaines formations ne sont ouvertes qu’au régime juridique de l’apprentissage)

Il concerne les jeunes de 16 à 25 ans, dans certains cas ceux de 26 à 30 ans, ou encore sans limitation d’âge, les travailleurs handicapés ou les porteurs d’un projet de création d’entreprise conditionnée par l’obtention d’un diplôme ou d’un titre.

La durée du contrat d’apprentissage dépend du titre ou diplôme préparé. Elle est comprise entre 1 et 3 ans.

Le temps de travail de l’apprenti est identique à celui des autres salariés de l’entreprise, mais inclut bien sûr le temps de présence en centre de formation.

L’apprenti est obligatoirement guidé par un maître d’apprentissage justifiant d’une expérience professionnelle suffisante.

Démarche à suivre 

Au plus tard dans les 5 jours suivant la conclusion du contrat, l’employeur envoie le contrat d’apprentissage visé par le CFA à la chambre consulaire dont il dépend.

Celle-ci dispose de 15 jours pour enregistrer le contrat.

Elle l’adresse ensuite à l’Unité territoriale de la Direccte (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) qui dispose également de 15 jours pour valider l’enregistrement.

Comment calculer la rémunération du stagiaire ?

Stage école  : Montant minimum dès la 309 ème heure, en moyenne 485€

La gratification horaire obligatoire ne peut pas être inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale (qui varie chaque année), et à partir du 1er septembre 2015, à 15 % du plafond horaire.

Le montant de la gratification doit être fixé dans la convention de stage. Toutefois, si le plafond horaire de la sécurité sociale est revalorisé en cours de stage, la convention peut prévoir d’augmenter la gratification pour en tenir compte : la gratification minimale d’un stage débutant le 1er décembre et s’achevant le 15 février, est revalorisée en même temps que la revalorisation du plafond horaire de la sécurité sociale au 1er janvier.

simulez la gratification à verser chaque mois

Pratique RH : Si la gratification est supérieure aux limites d’exonération ( si vous souhaitez rémunérer plus pour attirer des compétences, par exemple niveau ingénieur), il convient de déclarer le stagiaire auprès de l’URSSAF. Les cotisations patronales et salariales (hors retraite complémentaire et cotisations chômage) seront dues pour la rémunération versée au-delà des limites d’exonération.

Si votre stagiaire vous a donné une complète satisfaction, vous pouvez toujours attribuer  » une prime » à la fin du stage ( voir en espèce). N’oubliez pas de le nourrir! C’est une expression que j’utilise pour permettre au stagiaire de bénéficier des tickets restaurant, conditions de restauration de vos employés, même si cela n’est pas obligatoire. Le stage ne doit pas lui coûter de l’argent:). Vous agirez également pour votre image…

Pratique RHdans certaines branches professionnelles, le montant de la gratification est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu et peut être supérieur au montant minimum légal. Vous devez le vérifier dans la convention collective

option de la modalité de  versement

La gratification est mensuelle : elle doit être versée chaque mois, et non pas en fin de stage, et est due dès le premier jour de stage.

Exemple pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 30 avril 2015, soit 4 mois calendaires, pour un total de 588 heures effectuées :

janvier (21 jours x 7 heures = 147 heures)

février (140 h)

mars (154 h)

avril (147 h)

la gratification totale due = 588 x 3,30 € = 1 940,40 €

  • Option 1 = versement chaque mois du réel effectué :
    • janvier: 147 h*3.30€ = 485,10 €
    • février : 140 h*3.30€= 462,00 €
    • mars : 154 h *3.30€ = 508,20 €
    • avril : 147 h*3.30€ = 485,10 €
  • Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage) = 1 940,40 €/4 mois = versement chaque mois de 485,10 €.

Cotisations sociales

Si la rémunération versée au stagiaire ne dépasse pas le montant horaire minimal (3,30 €), elle est exonérée de charges sociales à la fois pour l’organisme d’accueil et pour le stagiaire (la CSG et la CRDS ne sont pas dues).

Couverture maladie

Pour ce qui relève de l’assurance maladie, le stagiaire reste affilié au régime de sécurité sociale dont il bénéficie :

  • régime étudiant,
  • ayant droit du régime de ses parents,

Cotisation accident du travail

En matière de risque accidents du travail et maladies professionnelles, le stagiaire doit être rattaché au régime général de la Sécurité sociale.

 Le contrat de professionnalisation

La formation en organisme doit être prise en compte et comptée dans la durée du contrat.

La rémunération varie en fonction de l’âge du bénéficiaire et de son niveau de formation initiale. Elle représente entre 55 et 80 % du SMIC, soit en moyenne au maximum 1166€

 Consulter l’indice du smic

Une convention collective ou un accord de branche peuvent prévoir une rémunération plus favorable au salarié.

L’employeur peur désigner un tuteur ou être lui-même tuteur.

Les allègements de cotisations 

Le contrat de professionnalisation donne lieu notamment à :

  • Des allègements de cotisations patronales sur les bas et moyens salaires ;
  • L’exonération totale des cotisations patronales lorsque le salarié est âgé de 45 ans et plus ;
  • Une aide forfaitaire en cas d’embauche de demandeurs d’emploi de plus de 26 ans versée par Pôle Emploi : son montant peut s’élever à 2 000 euros.

Démarche à suivre 

L’employeur qui conclut un contrat de professionnalisation doit l’adresser au plus tard dans les cinq jours à l’OPCA (organisme paritaire collecteur agréé). L’OPCA dépose le contrat auprès de l’Unité territoriale de la Dirrecte (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) dans le mois suivant le dépôt du contrat.

Pratique RH : le coût de la formation est souvent prise en charge par votre OPCA, au titre de votre contribution formation. Il n’y a pas de limite du nombre de contrats de professionnalisation, seule une limite de taux horaire ( sur lequel les écoles ou organisme de formation s’alignent), voire un taux forfaitaire ( possible gain pour votre budget formation). Contactez votre OPCA

Le contrat d’apprentissage

L’objectif du contrat d’apprentissage est de permettre à un jeune de suivre une formation théorique et pratique en vue d’acquérir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre professionnel.

Il concerne les jeunes de 16 à 25 ans, dans certains cas ceux de 26 à 30 ans, ou encore sans limitation d’âge, les travailleurs handicapés ou les porteurs d’un projet de création d’entreprise conditionnée par l’obtention d’un diplôme ou d’un titre.

La durée du contrat d’apprentissage dépend du titre ou diplôme préparé. Elle est comprise entre 1 et 3 ans.

Le temps de travail de l’apprenti est identique à celui des autres salariés de l’entreprise, mais inclut bien sûr le temps de présence en centre de formation.

L’apprenti est obligatoirement guidé par un maître d’apprentissage justifiant d’une expérience professionnelle suffisante.

La marche à suivre 

Au plus tard dans les 5 jours suivant la conclusion du contrat, l’employeur envoie le contrat d’apprentissage visé par le CFA  dont il dépend.

Celle-ci dispose de 15 jours pour enregistrer le contrat.

Elle l’adresse ensuite à l’Unité territoriale de la Direccte (direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) qui dispose également de 15 jours pour valider l’enregistrement.

La rémunération varie en fonction de l’âge de l’apprenti et progresse chaque année. Le salaire s’échelonne entre 25 et 78% du SMIC, soit en moyenne au maximum 1137 €

Les exonérations de charges 

Certaines aides à l’embauche existent pour permettre aux apprentis de trouver une entreprise.

Les entreprises de moins de 11 salariés qui embauchent un apprenti sont exonérées de charges patronales et salariales.

Les entreprises de plus de 11 salariés sont exonérées des cotisations patronales et salariales de sécurité sociale ainsi que des cotisations salariales d’assurance chômage et de retraite complémentaire.

Une indemnité forfaitaire minimale de 1 000 euros par an est versée par la région.

Enfin, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit d’impôt de 1 600 euros.

Pour favoriser l’apprentissage, la réglementation prévoit que dans les entreprises de moins de 250 salariés, toute embauche supplémentaire, par rapport à l’année précédente, d’un jeune en alternance bénéficiera d’une exonération totale de charges sociales pendant 6 mois. Cette aide s’applique depuis le 1er mars 2011.

Il existe d’autres dispositifs d’aide à l’emploi : lire l’article sur les aides 

Sans oublier comment se séparer : les motifs de rupture

Ces trois solutions de recours à un stagiaire obéissent à des régimes légaux spécifiques. les causes de rupture sont également très limitées.

Le stage école

La convention de stage est régie par le code civil et non par le code du travail. Il n’y a donc pas possibilité de démissionner ou de licencier.

Le plus souvent, lorsqu’il y a un désaccord, soit à l’initiative du stagiaire, soit à l’initiative de l’employeur ( problème de discipline ou économique), Il est mis fin d’un commun accord à la convention par courrier avec AR, envoyé à l’école ou organisme de formation. Je vous recommande d’organiser un entretien avec le stagiaire et l’école pour trouver un accord, une solution de compromis. Notez que le stagiaire peut perdre la validation de son année d’étude.

Pratique RH : Lisez attentivement la convention de stage sur ce sujet et faites vous préciser les modalités de rupture si besoin.

Le contrat de professionnalisation

Plusieurs situation :

  • période d’essai
    • sans formalité particulière, sans préavis
  • situation d’un contrat en Contrat à Durée Déterminée
    • uniquement dans l’hypothèse d’une faute grave, inaptitude constatée par le médecin du travail, ou accord entre les parties
  • situation d’un contrat en Contrat à Durée Indéterminée
    • rupture possible pour une cause réelle et sérieuse, licenciement économique

Pour un exemple disciplinaire Lire article comment sanctionner son salarié

Le contrat d’apprentissage

Rupture pendant la période des deux premiers mois de l’apprentissage

Durant les 2 premiers mois de l’apprentissage, le contrat peut être rompu par l’employeur ou par l’apprenti (ou par son représentant si mineur):

  •  la résiliation d’un commun accord  doit être constatée par écrit et notifiée au directeur du centre de formation d’apprentis, ainsi qu’à l’organisme ayant enregistré le contrat qui transmet sans délai à la DIRECCTE .
  • aucune indemnité à moins d’une stipulation contraire dans le contrat.

Rupture du contrat passés les deux premiers mois de l’apprentissage

  • résiliation possible du contrat d’apprentissage à la seule initiative de l’apprenti en cas d’obtention du diplôme ou du titre préparé. L’apprenti doit avoir informé l’employeur par écrit au minimum deux mois auparavant
  • accord des deux parties, constatée par écrit signé par l’employeur, par l’apprenti ainsi que, s’il est mineur, par son représentant légal
  • jugement du conseil de prud’hommes en cas de faute grave ou de manquements répétés de l’une des parties à ses obligations (dans ce cas, le conseil de prud’hommes statue en la forme des référés)
  • inaptitude de l’apprenti à exercer le métier choisi (dans ce cas, le conseil de prud’hommes statue en la forme des référés)

 

Pour conclure, il vous appartient de choisir le bon régime juridique pour embaucher un »stagiaire », en fonction de vos contraintes budgétaires, du sujet à traiter, de la durée estimée. Il est important d’attribuer un « tuteur » ou maître de stage à chaque embauche.

Professionnellement, j’ai pour habitude de prendre ces différentes solutions pour la durée la plus courte, à titre de période d’essai à la fois pour le candidat, mais également pour le tuteur ou le projet. Il est toujours temps de poursuivre et renouveler le contrat, voire de le transformer en CDD ou CDI. (Prudence RH!)

Cette pratique vous permettra de valider l’aspect juridique du régime choisi et de limiter le risque de requalification du contrat de stage en poste occupé de manière permanente. Suivez également les différentes étapes de la vie du stage, en particulier l’obtention du diplôme.

2 situations peuvent se présenter:

  1. échec : possibilité de redoubler et de renouveler le contrat de professionnalisation ou d’apprentissage
  2. réussite : poursuite du contrat par un CDD ou CDI. ( attention après l’obtention du diplôme, le stagiaire peut partir ou rester. S’il reste sans formalisation d’un contrat de travail, il sera en CDI)

En gestion des Ressources Humaines, il est bénéfique à moyen et long terme de mixer les régimes pour une meilleure équilibre de votre pyramide d’âge, mais également pour l’équilibre de votre masse salariale.

Sources

Cadre légal de la convention de stage

Cadre légal du contrat de professionnalisation

 Cadre légal du contrat d’apprentissage

Sites – portails :

portail des groupes, vous pouvez accédez aux CV thèques

site intranet des organisations patronales, associations, écoles

réseaux sociaux

offres de stage

Onisep et les listes d’écoles par spécialité

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