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Que faut-il inscrire dans la base de données economiques sociales : BDES ?

 

L’obligation de la base données economiques sociales suscite 2 questions de votre part : elles portent sur le contenu des données et sur la récurrence

Dans cet article, je vais vous décrire comment je réponds actuellement à toutes les questions de mes clients en les regroupant sous 2 problématiques :

Quoi faire ?

Et Comment faire ?

Certes, il s’agit d’une obligation «  contraignante », en raison d’une possible sanction pour délit d’entrave, mais il s’agit surtout de structurer le dialogue social au sein de l’entreprise. Faisons baisser la tension sur ce sujet. Dans un premier temps n’oublions pas que l’obligation s’applique pour les entreprises dont l’effectif est supérieur à 50 salariés. OUF ! Pour celles qui n’ont pas franchi le seuil 🙂 Quelles sont les dead lines ?

Le 14 juin 2014 pour les entreprises de plus de 300 pers.

Le 14 juin 2015, la deuxième vague, pour les entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 299 personnes…

  De quoi s’agit-il ? Soyons pragmatiques.   Vous avez l’obligation d’organiser, de structurer et de mettre à disposition un certain nombres d’informations économiques et sociales aux représentants du personnel d’une manière générale. En soi c’est plutôt positif et, cela peut nous faire gagner du temps…. sauf …Que les textes ne disent pas tout ! Quelles sont les questions posées?

Que doit-on faire ? Quelles données mettre dans la base ?

Quel est le cadre légal applicable à ma société, à mon association ?    Il s’agit du SOCLE MINIMUM  = « DES INFORMATIONS TRANSMISES DE MANIÈRE RÉCURRENTE AU CE… » Il s’agit de l’article  R 2323-1-4 du code du travail pour les entreprises < 300 salariés La notion d’entreprise est prise en tant que personne morale.

 Quelles sont les informations à mettre à disposition ?

l’article R 2323-1-4 énonce 9 thèmes :

Présentation de la situation de l’entreprise

  • Le CA
  • La valeur ajoutée
  • Le résultat d’exploitation
  • Le résultat net

En un mot, reprenez, tout simplement, les éléments comptables de votre bilan. Pratique RH : Cela vous évitera des discussions sur les chiffres donnés en réunion ( BDES) et documents légaux   2 Investissement

2-1- Investissement social

  • Evolution des effectifs par type de contrat
  • Evolution des emplois par Catégorie professionnelle
  • Situation en matière d’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et mesures prises en ce sens
  • Evolution de l’emploi des personnes handicapées et mesures prises pour le développer
  • Evolution du nombre de stagiaires
  • Formation professionnelle: investissements en formation, publics concernés
  • Conditions de travail : durée du travail dont travail à temps partiel et aménagement du temps de travail

En un mot, pour un effectif > à 300 pers., Il s’agit du Bilan social, Pour les autres, le rapport d’activité à présenter un fois par an. Pratique RH : Reprenez les éléments, inspirés du bilan social, utile à votre pilotage RH. Par exemple, « les entrées / sorties », le nombre de stagiaires/ apprentis, Contrat de professionnalisation,  vos investissements en formation ( même obligatoire : c’est du coût salarial également)…  

2-2- Investissement matériel et immatériel

 

  • Evolution des actifs net d’amortissement et de dépréciations éventuelles ( immobilisations)
  • Le cas échéant, dépenses de recherche et développement

  3 Fonds propres, endettement et impôts  

  • Capitaux propres de l’entreprise
  • Emprunts et dettes financières dont échéances et charges financières
  • Impôts et Taxes

  4  Rémunération des salariés et dirigeants dans l’ensemble de leurs éléments  

  • Frais de personnel y compris cotisations sociales
  • Évolutions salariales par catégorie et par sexe
  • Salaire de base minimum, salaire moyen ou médian, par sexe et par catégorie professionnelle
  • L 225-115 code du commerce ( NA association)
  • Epargne salariale : intéressement, participation

  Pratique RH: Entreprises  de 50 salariés, reprenez vos éléments de communication établis pour les Négociation Annuelle Obligatoire ( NAO). Reprenez les mêmes règles de définition: aucun signe distinctif d’individualisation.   5 Activités sociales et culturelles  

  • Montant de la contribution aux activités sociales et culturelles du CE
  • Mécénat

  6 Rémunération des financeurs, en dehors du thème 3  

  • Rémunération des actionnaires ( revenus distribués)  : (NA association)
  • Rémunération de l’actionnariat salarié ( montant des actions détenues dans le cadre de l’épargne salariale, part dans le capital, dividendes reçus)

  7 Flux financier à destination de l’entreprise  

  • Aides publiques
  • Réductions d’impôts
  • Exonérations et réductions de cotisations sociales
  • Crédits d’impôts
  • Mécénat

  8 Sous-Traitance  

  • Sous-traitance utilisée par l’entreprise
  • Sous-traitance réalisée par l’entreprise

  9 Appartenance à un groupe transfert financier et commerciaux entre entités  

  • Transferts de capitaux
  • Cessions, fusions et acquisitions réalisées

  Tout ce qui n’est pas du champ de l’art L 2323-4 al 2 et R 2323-6 ne doit pas être intégré dans la BDES.  

 

Mise à jour : réforme dialogue social 17 août 2015 : simplification

Vigilance RH  : Vous devez suivre les règles d’information et consultation pour événement spécifique et ponctuel, par exemple pour un PSE, une acquisition, une fusion… lire l’article sur les nouvelles règles d’information et de consultation  

Pour aller plus loin : la loi permet un  SOCLE ENRICHI de la base de données. Ce sera le cas en application d’un accord d’entreprise, de branche…..vous suivrez les dispositions  » supplémentaires » de vos accords au travers de la base de données. NB : en aucun cas, le socle légal ne peut être appauvri, même avec l’accord des partenaires sociaux  

 

Quelle période de référence des données transmises ?

6 ans .   C’est à dire l’Année en cours, 2 années précédentes et les 3 années suivantes    (Notez bien): La loi vous permet de ne pas reporter les années 2013 & 2014, et commencer en 2015. Mais si vous possédez ces données, il me paraît être de bon sens de les retranscrire. Vous devez préciser les 3 prochaines années 2016,2017, 2018 ou les tendances ….  

Quelles sanctions ?

  Si les membres du CE estiment que la Base Données Economiques Sociales est incomplète ou non mise à jour, ils peuvent saisir le TGI en référé (le juge doit statuer dans les 8 jours) L’omission intentionnelle de l’employeur conduit à la condamnation pour délit d’entrave  

 

Gérer - mettre à jour- archiver la BDU

Gérer – mettre à jour- archiver la BDU

 Comment administrer, gérer la base de données ?

 

Quelle récurrence ?  Quand, comment ? 

  Le code du travail précise que les récurrences sont celles inscrites dans le code du travail. Pratique RH : Rencontrez, discutez avec vos représentants du personnel afin de mettre à plat vos habitudes et afin de fixer les périodes de communication en fonction de vos usages et de l’organisation de votre entreprise. Par exemple, si votre exercice comptable est à fin septembre, vous serez à même de communiquer les informations économiques avant la fin d’année. Au contraire, si votre exercice comptable est sur l’année civile, vous attendrez la validation par votre expert-comptable, voire vos commissaires aux comptes dans le 1er trimestre de l’année N+1. A mon sens, avec la validation de vos partenaires sociaux, la Direccte (inspection du travail) ne pourra vous imposer des dates de communication. Ce que vous devez garder à l’esprit sont vos 2 obligations:

1-Information et communication (trimestrielle, semestrielle et annuelle) sur les thèmes visés ci-dessus

2-Mise à disposition permanente de ces informations

  Attention, les thèmes qui vont sont uniquement applicables!   La loi ne vous oblige pas à créer des obligations nouvelles!   Par exemple, s’il n’existe pas d’actionnaire(s), de participation ou d’intéressement: Notez que ces éléments sont non applicables  ( NA) à votre situation.  

Quel accès permettre ?  Qui ?  Comment prouver la mise à jour ?

 Il appartient à l’employeur d’organiser la mise en œuvre de la Base Données Economiques Sociales, son contenu et les conditions de sécurité des accès.

  • Les droits d’accès sont strictement personnels
  • Interdiction de les transmettre à un tiers   : Ce posera la question du Suppléant ?
  • Obligation de discrétion à l’égard des informations confidentielles, sous peine de sanction disciplinaire

En contrepartie, L’employeur qui impose la confidentialité de manière non pertinente commet le délit d’entrave  

 QUI ?

  • ART L 2323-7-2 al.2 code du travail: l’ensemble des IRP et DS
    • Les membres du CE ( à défaut les DP / DUP exerçant les prérogatives                                                économiques du CE)
    • Membres du CCE
    • Au CHSCT
    • Aux DS
    • NB : Le RSS ne fait pas partie de la liste des personnes ayant accès à la BDES

Quel support ?

  L’idéal serait un SIRH. Mais la loi ne vous oblige pas à investir dans un système d’information.  Vous pouvez continuer à communiquer par papier, fichiers excel…. Je vous invite à réfléchir à ce type d’outil, le marché s’est adapté aux PME-TPE et les éditeurs ont développé des solutions  modulables, peu chères.  DISPONIBILITÉ PERMANENTE DES INFORMATIONS ?

  • La loi précise que les utilisateurs ont un « accès permanent » à la Base Données Economiques Sociales que le support soit informatique ou papier
  • Pendant les horaires d’ouverture de l’entreprise

Quid du décompte du temps de consultation? heures de délégation ? Temps de travail / hors temps de travail?  

  • Comment faire vivre la BDES ?

L’employeur informe les utilisateurs de la Base Données Economiques Sociales de l’actualisation selon les modalités qu’il détermine ( alerte boite mail, par exemple)  

  • Quelle périodicité ?

Périodicités imposées par le code du travail suivant les thèmes : les informations qui doivent être transmises, doivent être à jour chaque trimestre, annuellement, chaque année…   Pratique RH : En pratique , effectuez un diagnostic en répertoriant les obligations législatives et réglementaires existantes et les informations déjà disponibles, les dates ou périodes pour lesquelles vous communiquiez auparavant.

  • Discuter, négocier avec les partenaires sociaux sur le contenu, la forme et périodicité de chacune des données. Constituez, si besoin,  une équipe pilote
  • NB : tout ce qui n’est pas du champ de l’art L 2323-4 al 2 et R 2323-6 du code du travail ne doit pas être intégré dans la Banque Données Economiques Sociales

Subsiste les informations et consultations pour événement ponctuel auxquelles s’appliquent les délais de consultations également réformés par la loi de sécurisation. Pratique RH : Le bon sens pourrait être de vérifier la mise à jour des informations pour les thèmes spécifiques et visés par une information et consultation, avant chaque réunion IRP ! ( Cela pourrait éviter des débats sur la mise à jour de la BDES, accusation d’intention d’omission de la part de l’employeur, etc… vous faire perdre du temps….)  

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Sources images : CanStock, onisep