Tableau de bord RH : comment établir le tableau de calcul de l’effectif ?

Le tableau de bord Ressources Humaines implique inéluctablement le suivi de l’effectif de l’entreprise au travers du tableau de calcul de l’effectif. En fonction du contexte économique, vos indicateurs de suivi vont se différencier. Votre analyse de la composition de l’effectif vous permettra de prendre des décisions de gestion RH et d’orienter votre stratégie d’embauche ou de mobilité

Vous serez amené à :

⇒ différencier le calcul de votre effectif et cartographier les postes occupés,

⇒ définir une politique RH en matière de recrutement et de mobilité interne

D’autres analyses seront basées sur ce décompte de l’effectif, pour établir la pyramide des âges et le taux d’ancienneté, le taux d’absentéisme, contrôler le respect de règles légales… Ces indicateurs de gestion des ressources humaines seront abordés au cours d’articles dédiés à ces sujets.

Lire Tableau de bord RH : pour quoi faire ?

Pour calculer votre effectif, que faut-il faire ?

Listons les différentes situations, que ce soit à temps plein ou temps partiel

Personnel inscrit à votre effectif :

  • CDI
  • CDD

Personnel non inscrit à votre effectif :

  • Intérim
  • contrat d’apprentissage
  • contrat de professionnalisation
  • stage école
  • prestataire
  • contrats aidés

pour connaître toutes les catégories légales inscrites à l’effectif

Quels sont les éléments importants à suivre pour VOUS ?

Il existe de nombreuses modalités de décompte de l’effectif. Elles sont exigées par :

  • les règles légales
    • Urssaf déclarations sociales  ( suppression de la DADS au 31 janvier 2016  pour la Déclaration Sociale Nominative effective au 1er février 2016) . Voir article sur la DSN
    • ( déclaration de Mouvement de mains d’oeuvre DMMO jusqu’au 31 janvier 2016),
  • Votre service financier pour connaître l’effectif fiscal et les rémunérations versées sur une année,
  • Votre RRH pour mesurer l’effectif payé ( effectif inscrit diminué de l’effectif non payé ( exemple maladie, Congé mater, congés diverses), mesurer l’effectif présent au poste de travail, évaluer le coût de l’absentéisme, anticiper les embauches, gérer la formation, les entretiens d’évaluation etc
  • Votre Direction Générale pour calculer son coût de revient et marge…

Il me semble primordial, avant de réfléchir à des formules de calcul, de réfléchir à la constitution de votre base de données ( fichier(s) du personnel). Vous le constatez, toutes les informations peuvent être utiles pour des analyses futures, pour des mesures de performance, par exemple, que vous ayez accès à un SIRH ou non.

Conseil RH : Toutes données fausses ou non inscrites viendront tronquer l’analyse. Quelque soit le paramétrage de vos recherches, seules des données correctement saisies pourront être exploitées et exploitées dans le temps: Imaginez reprendre des informations sur plus de 3 ans !

 

Indicateur RH -calcul effectif

Tableau de bord RH au service de la stratégie

Suivre l’indicateur RH- effectif : les 2 bases

fondamentales de réflexion pour établir votre tableau de calcul de l’effectif ?

Réflexe de conformité légale : Connaître l’état de vos entrées et sorties et l’équivalent temps plein

VOS ENTRÉES ET SORTIES :

Les salariés, nos partenaires sociaux, nos managers évoquent souvent un chiffre d’effectif bien supérieur au notre ! Pourquoi ?

Parce qu’il se réfèrent au nombre de personnes présentes dans l’entreprise, quelque soit le statut, le temps de travail de celles-ci.

Quelques règles administratives pour la méthode de décompte de l’effectif :

Urssaf : Soit mensuelle au 30 ou 31 de chaque mois, soit trimestrielle, soit annuelle

Pour connaître les détails réglementaires de l’Urssaf sur le calcul de l’effectif

Direccte : La déclaration de mouvement de mains d’oeuvre pour un effectif supérieur à 50 salariés.

Plusieurs questions pratiques et légales surgissent : à titre d’exemple,

  • Sur quel mois déclarer l’entrée ou la sortie du personnel ?
  • Faut-il faire une déclaration « consolidée » lorsque l’entreprise est composée de plusieurs sites ?
  • Comment décompter le nombre d’intérimaires  » acceptable »par rapport à l’effectif et l’activité ? …

S’ajoute la cohérence de notre saisie avec les éléments de reporting interne pour la prise de décision au niveau stratégique :

 » Les personnes entrées le premier jour du mois sont dénombrées dans les entrées du mois, mais elles ne figurent pas dans les effectifs au dernier jour de mois précédent.
Symétriquement, les personnes sorties le dernier jour du mois, sont dénombrées dans les sorties du mois, mais elles ne figurent pas dans les effectifs au dernier jour du mois de déclaration. »

Cette règle pose souvent des problèmes d’interprétation dans les reportings consolidés. En effet, fiscalement, financièrement, le salarié est sorti. Mais pour la Direccte, les mouvements du personnel, cette sortie « n’apparaîtra » que le mois suivant.

S »ajoute d’autres règles de comptabilisation ‘ comme pour le temps partiel qui compte pour UN

FAQ sur la Déclaration de Mouvement de Mains d’Oeuvre

Pour aller plus loin sur les modalités de calcul de l’effectif

CALCUL DE L’ÉQUIVALENT TEMPS PLEIN :

Ce calcul est primordial pour tout votre suivi de « passage » de seuils sociaux ( 11, 20, 50, 200, 300, 500…salariés) afin d’être en conformité légale au niveau du droit du travail, mais également en terme de cotisations sociales, d’exonérations ou aides…

Le code du travail distingue entre les catégories de salariés qui sont prises intégralement en comptes, et d’autres qui le sont au prorata de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois ou tout simplement exclues du décompte

1ère étape : Déterminer l’effectif à comptabiliser !

Catégories prises en compte intégrales :

  • Salarié en CDI : pas trop de problème, calcul au temps de présence (temps plein, temps partiel)
  • Les travailleurs à domicile
  • Les travailleurs reconnus MDPH ( handicapés) employés dans des entreprises, ateliers protégés.

Catégories prises en comptes au prorata du temps de présence dans l’entreprise au cours des 12 mois précédents

  • Salarié en CDD
  • Salarié en Intérim
  • Salarié mis à disposition par une entreprise extérieure ( prestataire de services : entretien, maintenance, informatique, …)

IMPORTANT, le motif de remplacement du contrat de travail du salarié en CDD, ou en intérim, n’est pas comptabilisé dans le calcul ! En effet vous comptabilisez le temps du salarié en CDI, absent. Vous comprenez l’intérêt d’utiliser au maximum le motif de remplacement lorsque votre effectif est proche d’un seuil…

Catégories particulières :

  • Dirigeants et cadres s’ils ont la qualité de salarié
  • VRP
  • Salariés détachés dans un autre établissement, ou à l’étranger
  • Salariés bénéficiant d’un accord de fin de carrière, dispense de d’activité

Catégories exclues :

  • Chef d’entreprise, dirigeants mandataires sociaux
  • Salariés remplaçant un salarié absent
  • Salariés, inscrits, non rémunéré avec une reprise de travail improbable ( longue maladie, invalidité, rupture contrat de travail avec forte probabilité)
  • Personnel salarié du Comité d’Entreprise
  • Apprentis
  • Contrats dits aidés ( contrat de professionnalisation, contrat d’insertion, stage, etc…)

2ème étape : calculer l’équivalent temps plein en intégrant les temps de présence partiels au prorata ( méthode)

Exemple: un salarié CDD engagé pendant 6 mois, 24 Heures par semaine sera décompté :

(24 h/35h) * (6 mois/12 mois) = 0.34 unité

voir art code du travail

Planifier vos recrutements ou votre mobilité en fonction des sorties et de la réflexion stratégique d’entreprise

 Plan de recrutement

Rêvons un instant :).

Il serait  si simple de pouvoir recruter dès qu’un salarié sort de l’effectif ou dès qu’une charge de travail augmente…

Sauf que vous avez des directives, des budgets…un contexte économique incertain, des profils à recruter devenus rares, des temps et autorisation de recrutement plus ou moins long ….

Il me semble important, toujours comme première étape,

⇒ d’être à jour sur l’état des entrées et sorties par service(s),

⇒ de connaître les motifs et durées d’absences si possible,

⇒ d’anticiper les départs ( retraite, fin de Contrat de professionnalisation / apprentis / CDD).

Ensuite en croisant avec les objectifs de formation et de mobilité interne, les besoins de nouvelles compétences vous pourrez affiner et déterminer le niveau de flexibilité de la population de salariés en poste avec celle à intégrer

Plan de mobilité interne, formation

On vous invoque très souvent vos obligations légales en la matière.

Mais la réflexion issue de l’étude approfondie du tableau de calcul des effectifs de votre entreprise doit répondre à la stratégie de l’entreprise en matière de gestion des Ressources Humaines. Ce tableau de suivi de l’effectif, élément d’un véritable audit social vous permet de mesurer la capacité d’adaptation et de changement de votre organisation.

MA petite histoire…

J’ai accompagné un site industriel,  avec un effectif de 200 ETP , 80 intérimaires en moyenne et certaines prestations externalisées.

La stratégie de réorganisation devait se réaliser sur 2 ans.

Avec l’ensemble du Codir, les objectifs partagés et l’analyse du tableau de bord RH en matière de calcul de l’effectif ont conduit

⇒ à ramener le recrutement intérim à un niveau acceptable ( 15% effectif),

⇒ intégrer de nouvelles compétences par le recrutement/ départ en retraite ou contentieux,  pour des postes différents ou dans des services différents, développer les contrats de professionnalisation et apprentissage dans chaque service :  ( 31 recrutements sur une année, à effectif constant).

La vague positive, ou la révolution pour certains, a crée un cadre de dynamisme et de créativité de l’ensemble de l’encadrement et du personnel, non sans certaines résistances pour certains.

Ce challenge a été atteint pour partie par le suivi hebdomadaire, voire quotidien de l’effectif par service intégrant la stratégie RH de l’entreprise poursuivie. le Tableau de bord de calcul de l’effectif est un des outils de pilotage de l’entreprise

N’hésitez pas à poser votre question au travers d’ un commentaire ou par la fiche contact.

Sources : IAE Poitier, Jean Marie Peretti

Accédez Tout de Suite à des Outils RH éprouvés
...pour savoir ce qu'il faut faire ou ne pas faire

Inscrivez-vous ci dessous pour télécharger Tout De Suite '7 SUCCESS STORY RH'

Vous obtenez aussi un ACCÈS IMMÉDIAT aux contenus réservés uniquement aux abonnés :

  • Articles privés, modèles et pratiques opérationnelles, ...et bien plus
Cliquez ici pour laisser un commentaire 0 Commentaires

Laissez un Commentaire :