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Tableau de bord RH : comment suivre son absentéisme ?

Suivre son absentéisme pour réduire son coût « entreprise » demande une analyse fine des données collectées dans votre tableau de bord Ressources Humaines. Ces données, croisées avec d’autres informations provenant d’autres services permettent de piloter un plan d’action commun à l’ensemble de l’entreprise. L’objectif de réduction est ainsi clairement partagé avec les managers et les salariés

Dans cet article, je vous invite à établir

◊ les données, les informations utiles pour vous

◊ un plan d’action et de communication

Mener VOTRE propre diagnostic des causes de votre absentéisme

En moyenne, le taux national de l’absentéisme flirte autour de 4.5 et 6 % depuis plusieurs années, pour ne pas dire décennie

Cela veut dire aussi que pour un effectif de 150 personnes, 4.5% d’absentéisme représente

  • 6.75, soit 7 personnes temps plein sur une année, inscrites à votre effectif et absentes
  • Financièrement, 14 personnes, puisqu’il faut les remplacer, les former ou un accroissement des heures supplémentaires des collaborateurs présents

Comment le mesurer ?

En gestion des Ressources Humaines, il est courant de calculer le nombre de jour d’absence sur le nombre de jour travaillés sur un mois, puis sur l’année

Il est important de définir l’absence

Cette définition vous permettra de lister les données à saisir et de les conserver sur plusieurs années pour mesurer les tendances d’évolution

Attention veillez à partager la même définition de la méthode de calcul de l’indicateur RH absentéisme au sein de votre entreprise et de vos établissements. Il peut arriver que des cas d’absences légales ne soient pas pris en compte par le service financier ou service qualité 🙂

Il s’agit de trancher sur les cas d’absence pour maladie, absence constatée par un arrêt de travail. Quid du traitement  de l’accident de travail, du congé maternité, du congé parental, du congé formation, événement familiaux, sabbatique, création d’entreprise…

En finance, toute absence, y compris en congé payé , peut être comptabilisée

Ensuite, votre audit des différents services ou causes légales d’absence vous permettra de mettre les bonnes formules excel  🙂

Pour illustrer le problème souvent évoqué des absences pour maladie qui désorganisent l’entreprise, il est intéressant de distinguer les arrêts suivant leur durée ( plus ou moins 3 jours ou temps de carence, les arrêts de moins de 30 jours et les arrêts longs), puis leur nombre par service.

Il survient parfois une belle surprise pour les managers de constater que leur appréciation sur le terrain ne correspond pas au traitement des données RH. Malheureusement, les arrêts pour longue maladie sont plus « faciles » à gérer, à organiser

Comment le contrôler ?

Le métier du service RH est de suivre la justification de l’absence : toute absence doit être justifiée ( arrêt maladie, demande de congés…)

Lire mes articles sur la sanction disciplinaire ou comment sanctionner son salarié

Certaines organisations, entreprises mettent en place :

◊ les contre visites médicales. Il s’agit d’adhérer à un organisme qui organise ces contre visites. Le médecin constate la réalité de l’arrêt et invite le salarié à reprendre son poste lorsque les causes de l’arrêt ne justifient pas une présence au domicile.

◊ des entretiens de ré-accueil. Il s’agit de formaliser un entretien systématique, à chaque retour du salarié de son arrêt maladie

Au travers de mon expérience, cette dernière mesure porte peu de fruit. J’ai des réticences à mettre en place ce type de procédure. En effet, il est souvent difficilement apprécié des managers de formaliser cet entretien, sachant que son collaborateur avait des raisons valables d’être absent, surtout en période d’épidémie. Par ailleurs ce type d’entretien est limité par le secret médical. Cette pratique aboutit parfois à un mal être pour les managers et pour les salariés, contraire à l’objectif recherché.

Par contre, l’analyse et la communication du taux d’absentéisme du service, tous les mois, peut donner de l’information objective sur les contraintes d’organisation et les réponses apportées par l’entreprise et par les salariés pour palier à l’absence. En outre, la récurrence de l’absence d’un salarié peut devenir un indicateur pour le service RH pour organiser un entretien formel ou informel afin de discuter avec le salarié des besoins possibles d’aménagement de son poste de travail, parfois en lien avec la médecine du travail

déterminer les bonnes actions face à l'absenteïsme

Calculer le coût de l’absentéisme pour l’entreprise

Auditer : comprendre pour agir

Utilité de l’indicateur RH sur l’absentéisme

J’ose affirmer que l’absence de suivi de l’indicateur absentéisme conduit à la « réaction » dans l’urgence. Le constat de l’absence aboutit au développement d’heures supplémentaires des collègues, à des recrutements intérim de courtes durées qui se superposent avec le retour du salarié absent moins de 3 jours

Le nombre et la récurrence des absences peuvent illustrer la désorganisation ( retard de livraison ou problèmes de qualité alors que l’effectif absent est remplacé), la démotivation du personnel qui se sent en situation de former chaque semaine. La dégradation du climat social fait émerger des demandes d’embauche, « la menace » de recourir à la Direccte ( inspection du travail) devant le flux de personnel venant remplacer les salariés absents, surtout lorsque l’activité connaît une forte croissance

En matière de conformité légale, le suivi de cet indicateur RH permet également de répondre à des problématiques de gestion des Risques PsychoSociaux ( RPS). L’analyse des arrêts par motif peut permettre de déceler des dérives et d’y remédier le plus en amont possible

Comment établir votre plan d’action ?

Suivre son absentéisme est une mission de management. Ce n’est pas un truc de RH.

Certes, le service RH est le fournisseur de données, le gestionnaire des dossiers individuels et de l’indicateur. Faire baisser l’absentéisme relève à mon sens du projet de l’entreprise, donc de tous les salariés. Plus les objectifs seront exprimés, plus le déploiement des actions pour le pilotage de l’entreprise sera compris et accepté par tous, moins il y aura d’absentéisme.

Votre plan d’action doit correspondre aux analyses des causes. Pour ceux qui ont évolué dans le lean management, posez vous les « 5 pourquoi ».

Les actions du plan doivent répondre aux attentes des managers, tout en conciliant les objectifs de l’entreprise

La communication  du plan doit être adaptée à la compréhension des salariés

Ma petite histoire…

Dans une PME de 200 personnes dans laquelle le taux d’absentéisme avoisinait les 5%, nous avons réussi à ramener à 3.5% le taux, en deux ans, alors que l’objectif groupe était de 3%.

Nous avions des heures supplémentaires le samedi alors que la charge de travail ne couvrait que la moitié du temps. L’autre 50% du temps, les salariés balayaient l’atelier!

De peur de ne pas avoir les ressources suffisantes, un volant d’intérimaires était renouvelé chaque semaine. Le résultat économique était catastrophique sur ce sujet : paiement d’heures supplémentaires ( y compris interim), renouvellement de contrat intérim alors que le salarié absent avait repris son poste. S’ajoutait une charge de travail en déficit certains lundis matin !

Outre la réflexion, le travail de collecte et d’analyse de données, sans oublier le suivi des motifs d’absence, nous avons travaillé service par service sur la problématique de l’absentéisme, finalement sur la problématique d’organisation du service lui même. Véritable audit social avec des focus ciblés, les réflexions avec les managers ont abouti à la diminution du nombre d’intérimaires, à des mobilités internes avec développement de compétence, à des embauches.

La communication avec l’ensemble du personnel ( point mensuel et affichage local), avec les partenaires sociaux, en particulier en Comité d’Entreprise, a permis de donner du sens aux choix stratégiques pris par la Direction Générale, de motiver ainsi nombre de salariés et de conduire le changement avec partage des actions mises en place, y compris financières.

Pour aller plus loin sur les actions mises en place par d’autres entreprises

N’hésitez pas à partager votre expérience sur le sujet dans les commentaires ci – dessous 

ou posez votre question par la page contact

Sources images : memoireonline.com; ps.be

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Alain Serge - 05/10/2016

Vraiment Intéressant!

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