Tableau de bord RH : Suivez les heures supplémentaires

Avec la loi sur les 35 heures, tout le monde (salariés et employeurs ) s’est mis une pendule dans la tête. Avant cette loi, chacun accomplissait son travail avec la satisfaction du travail fini. On se quittait sans regarder sa montre et sans noter sur un calepin les minutes supplémentaires effectuées.

Alors comment faire le tri entre les notions, d’heures supplémentaires et horaire normal de l’entreprise, les forfaits horaires, les forfaits jours, le contingent annuel et le décompte hebdomadaire, le repos compensateur de remplacement et repos compensateur …

Cet article se limitera dans un premier temps à

  1. la définition des heures supplémentaires, base de votre réflexion et
  2. aux pistes de réflexion pour votre organisation

Qu’est-ce que les heures supplémentaires ?

Il est d’ORDRE PUBLIC  d’appliquer le régime des heures supplémentaires à tous les employeurs et à tous les salariés soumis à la réglementation sur le temps de travail ( 35 heures). Vous ne pouvez vous y soustraire, sauf à être condamné…

Seuls les cadres dirigeants, les cadres forfait jours et partiellement les salariés cadres et non cadres soumis à un forfait en heures sur l’année sont exclus de l’application du régime d’heures supplémentaires.

Il vous faut donc maîtriser les définitions légales pour « coller » à votre organisation et piloter la bonne affectation du contingent horaire par rapport aux besoins de l’activité.

 Rappel de la définition de l’heure supplémentaire

 » Constituent des heures supplémentaires toutes les heures de travail effectuées au delà de la durée légale hebdomadaire ou de la durée considérée comme équivalente, y compris celles effectuées au-delà des durées maximales du travail »

En un mot, toute heure effectuée au delà de 35 H par semaine, est susceptible d’être qualifiée d’heure supplémentaire et être majorée de 25%. Alors comment faire lorsque l’entreprise, le commerce nécessite un temps d’ouverture supérieur à 7 H par jour et 7 jours sur 7 ?

Rappel des définitions excluant ou incluant les heures supplémentaires

La loi sur le temps de travail prévoit finalement que certaines fonctions sont hors schéma du régime des heures supplémentaires:

  • sont exclus : les cadres dirigeants et les cadres forfait jours. Ces salariés ont un pouvoir de décision, d’autonomie et d’organisation de leur fonction. Leurs missions s’apprécient sur l’année, en terme de résultats obtenus lors d’un entretien annuel
  • sont partiellement soumis: les Cadres et Non cadres dont la fonction nécessite une appréciation en forfait mensuel ou annuel. Ces salariés occupent habituellement des fonctions de management intermédiaire. Leur mission de supervision d’une équipe, leur charge administrative ou de reporting, leur organisation en fonction de la clientèle nécessite une certaine autonomie dans l’organisation de leur temps de travail. En un mot, certains jours, ils doivent « faire » un peu plus d’heures pour remplir ces missions. Il est habituel d’intégrer ces heures supplémentaires de manière forfaitaire au salaire mensuel afin de simplifier l’acceptation  » a priori » de l’employeur et le contrôle hebdomadaire. L’employeur reconnait le besoin et la nécessité d’organisation en heures supplémentaires pour ce poste, chaque mois. L’appréciation des heures supplémentaires peut donc s’établir sur une base mensuelle ou annuelle.

A ces règles vont s’ajouter d’autres règles légales, comme par exemple:

  • le respect des limites horaires quotidienne (10 heures)
  • le temps de repos entre 2 prises de poste (11 heures)
  • le repos hebdomadaire ( 35 heures) et l’interdiction de travailler le Dimanche ( aujourd’hui avec de nombreuses exceptions ( décret d’activités dérogatoires et Loi Macron)
  • le quota d’heures supplémentaires de 48 heures hebdomadaire et le contingent légal annuel de 220 heures ( voir votre convention collective sur le plafond d’heure du contingent ou accord d’entreprise sur le temps de travail)
  • le droit à la santé au travail et en particulier une directive européenne indiquant une base de 13 heures de repos entre 2 prises de poste pour les cadres en forfait jours.
audit du temps de travail

Tableau de bord RH -organiser le temps de travail

Comment faire pour définir les « bonnes » heures supplémentaires ?

Quels sont les outils de Gestion des Ressources Humaines ?

  • Prenez du recul, analyser vos indicateurs

    • L’analyse du suivi des heures effectuées, les périodes de pic, les personnes qui acceptent ou non de faire des heures, l’absentéisme, le recrutement lié au remplacement, vous permet de croiser avec votre tableau de bord de suivi d’activité, votre carnet de commandes. Vous pourrez ainsi établir le lien direct  ou NON entre les périodes de pic des heures supplémentaires et les variations de la charge de travail.

Lire le tableau de bord RH, un des outils de pilotage de l’entreprise

  • Faire une étude de poste précise des postes et des activités de votre entreprise

    • L »analyse ci-dessus vous permet de cerner, de faire un état de l’activité poste par poste et par service de votre entreprise. Le nombre de postes, le périmètre des fonctions se définissent en fonction du besoin « client », des commandes. En outre cette analyse, cette cartographie vous servira de base pour développer l’employabilité de vos salariés  par la formation et maintenir ainsi leur employabilité au sein de votre entreprise ou à l’extérieur dans l’hypothèse d’une séparation. C’est ce qu’on appelle la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ( GPEC).
  • Affecter le bon horaire contractuel pour les postes de votre organigramme

    • Ce début de réflexion  » GPEC » , vous permet de qualifier et de classifier vos postes en terme d’activité. Votre cartographie en volume d’activité va se définir. Une structure en volume horaire va donc se déterminer:
      • les postes de direction, de décision seront au forfait jour ( validez la définition légale et celle de votre convention collective)
      • les postes d’encadrement, de maîtrise pourront être au forfait heures ( intégrant le paiement d’un nombre d’heures supplémentaires mensuellement, exemple 169H ou 172H)
      • Les autres postes suivront l’horaire légal de l’entreprise, soit une base de 35 heures hebdomadaire. Il arrive souvent que votre organisation nécessite une base supérieure à 35 H. Il vous faut alors payer soit les heures supplémentaires, soit organiser la récupération sous forme de RTT ou en heures de repos.

Contrôler et faites respecter, puisque vous avez la charge de la preuve

  • Outils de suivi et de management

    • Deux systèmes de contrôle existent légalement, le système de contrôle par l’employeur ( badgeage) ou le système déclaratif par le salarié.
    • Des outils informatiques, modules dédiés au contrôle et à la gestion des temps, existent sur le marché à des prix très raisonnables.
  • Au besoin faites un accord d’entreprise, une décision unilatérale

    • Cette action vous permet
      • de communiquer sur les différences de traitement des postes et des classifications
      • d’affecter le véritable volume d’heures supplémentaires
      • d’organiser le flux de votre activité sans renégocier les contrats de travail individuellement
      • de recruter au juste besoin
      • et n’oublions pas de réduire la voilure en situation de baisse d’activité

Ma petite histoire

Je constate souvent lors de mes accompagnements ou en animation formation que la notion de forfait jour a été utilisée par soucis de simplification: Avec la loi sur les 35 H il n’y a plus d’heures supplémentaires à contrôler, à valider, à payer. Elles sont forfaitisées !

OR le contentieux, la jurisprudence met en lumière le non respect de la définition du forfait jour. Les postes sans pouvoir de décision, sans pouvoir d’organisation n’entrent pas dans ce cadre. Le risque d’être condamné pour dissimulation d’heures supplémentaires devient plus présent. Pour moi, il est clair que la définition de certain poste ( exemple l’accueil ) ou  la proportion de l’effectif en forfait jour doivent être réinterrogées.

Je constate aussi que certaines heures sont liées à des problèmes de désorganisation « organisée » dans l’urgence ou tout simplement non justifiée et « effectuées par habitude ».

Si vous prenez un risque, il vous faut le maîtriser…

Ensuite d’autres questions apparaissent 🙂 et feront l’objet d’articles complémentaires .

Quelle est votre interrogation en matière de suivi des heures supplémentaires ?

Faites nous partager vos commentaires ci-dessous  ⇓

Accédez Tout de Suite à des Outils RH éprouvés
...pour savoir ce qu'il faut faire ou ne pas faire

Inscrivez-vous ci dessous pour télécharger Tout De Suite '7 SUCCESS STORY RH'

Vous obtenez aussi un ACCÈS IMMÉDIAT aux contenus réservés uniquement aux abonnés :

  • Articles privés, modèles et pratiques opérationnelles, ...et bien plus
Cliquez ici pour laisser un commentaire 0 Commentaires

Laissez un Commentaire :